A rendezvényszervezés során számos szempontot figyelembe kell vennünk, ha azt szeretnénk, hogy sikerünk legyen. Elsősorban az ügyfél igényeit kell előtérbe helyezni, és a megfelelő program kiválasztásához jól kell meghatározni a célközönséget.
Ez az alapja mindennek, és ezt tanulhatjuk meg egy olyan rendezvényszervezés kurzus keretein belül, mint amilyet a MOE Rendezvényakadémia indít rendszeresen az online felületén. Az oktatók tapasztalt szakemberek, akik számos segédletet is mellékelnek a tananyaghoz, és hasznos ötletekkel tudják ellátni a kezdőket is.
Nézzük, melyek a legfontosabb tanácsaik az eseményszervezést illetően!
Igazodj a rendezvény típusához!
Bár jó lenne, ha mindig nagy sztárokat hívhatnánk meg a rendezvényünkre, de a célközönség igényei szerint cselekedjünk. Például nem biztos, hogy a hazai zenei élet jelenleg legnépszerűbb előadója, Azahriah jó választás akkor, ha idősebbek is jelen lesznek — a
Csak akkor lehetünk sikeresek, ha az est végén mindenki elismerően nyilatkozik, márpedig ha csak egy szűk réteget szolgálunk ki, akkor nem valószínű, hogy ez így lesz.
Más-más stílus, előadó, program illik egy vállalati rendezvényhez, egy esküvőhöz, egy oktatási workshophoz és még sorolhatnánk. Azahriah jó választás lehet egy falunapon, egy városi fesztiválon, ahol sok fiatal is megfordul. Lényeges azonban, hogy további megkötéseket is figyelembe vegyünk.
Gondolj a költségkeretre!
Minden rendezvénynek vannak költségbeli korlátai, csak a megadott összegből gazdálkodhatunk. Nem szabad túlzásokba esni, hiszen egyrészt mindig lesznek váratlan kiadások, másrészt mindig vannak rejtett költségek is.
A sztárok gázsija kapcsán például gondolnunk kell olyan dolgokra is, mint a hangosító berendezések bérlésének ára, a technikai munkatársak díja vagy a rendezvénybiztosítással járó költségek.
Azahriah több teltházas koncertet is ad a közeljövőben a Puskás Arénában, látszik, mennyire népszerű, ezzel párhuzamosan a fellépési díja is megnövekedett. Át kell gondolni, hogy honnan lehet átcsoportosítani pénzt, ha mégis ragaszkodunk az ő részvételéhez. Érdemes lehet szponzorokat is bevonni a rendezvényszervezésbe.
Az időpont megválasztása
A jó rendezvény az, amin sokan részt tudnak venni a célközönségből. Akár egy zenés-táncos rendezvényt hirdetünk, akár egy workshopot vagy családi délutánt szervezünk egy cégnek, vegyük figyelembe azt, kinek melyik időpont a legideálisabb.
Ha a koncert is a műsor része, akkor ne felejtsük el időben felkérni az énekest, együttest, hiszen nekik be van táblázva az idejük. Minél népszerűbbek, annál valószínűbb, hogy már nem sok szabad időpontjuk van: erre jó példa Azahriah is!
Tervezz meg mindent előre!
Egy jó rendezvényszervező mindent előre eltervez, de kezelni tudja a váratlanul fellépő problémákat is. Legyen részletes forgatókönyved, mindenre kiterjedő szerződésed, és legyenek rendben a hivatalos dokumentumok is.
Ezek megírásához is segítséget kapsz a MOE Rendezvényakadémia online rendezvényszervező kurzusán.
