Ha bármilyen okból költöznie kell a vállalkozásnak, akkor ezt nagyon alaposan elő kell készíteni. Nem mindegy ugyanis, hogy mennyi ideig szünetel a munkavégzés, mikor tudnak visszaállni a munkába a kollégák, sérülésmentesen megérkeznek-e a munkaeszközök, minden irat a helyére kerül-e. Látható, hogy az irodaköltöztetés mennyi odafigyelést kíván, mivel minden kiesett munkaóra anyagi veszteséget termel a cég számára.
Kit válasszunk erre a feladatra?
Hiába vannak a vállalkozásnak esetlegesen autói, semmiképpen ne kezdjünk bele önállóan ebbe a folyamatba. A Promove az iroda költöztetés kapcsán leszögezi, hogy ez a munka egy felelősségteljes feladat és kiforrott rendszert, szervezett munkavégzést igényel. Csakis olyan költöztető cégre szabad bízni, akinek gyakorlata van benne, és megfelelő referenciákkal rendelkezik.
Az irodaköltöztetés nehézségei
Nagyon sok különböző dolgot kell átköltöztetni, melyek gondos odafigyelést igényelnek. Nem tűnhetnek el a céges dokumentumok, a szerződések, az adminisztratív dolgok, nem sérülhetnek meg a nagy értékű irodaszerek, berendezések.
Rendkívüli módon vigyázni kell a gyártóberendezésekre, a munkaeszközökre, számítógépre, szerverekre, de költöznek a dolgozók személyes holmijai, valamint a kiszolgáló egységek berendezései is, mint a konyhaberendezések, dísztárgyak, növények. Az irodabútorokat szét kell szerelni, majd az új helyen újra össze kell rakni.
A céges költözés első lépései
Amint kiderül a költözés ténye, azonnal érdemes kijelölni a cégen belül egy koordinátort, aki kézben fogja tartani az egész folyamatot. Ez azért fontos, mert így biztosan nem fognak elsiklani feladatok, félremenni információk, elfelejtődni dolgok, hanem a koordinátor minden pillanatban tudja, hogy éppen mi a következő lépés, kinek mi a tennivalója.
Ugyanebbe a fázisba tartozik a költöztető cég megbízása, mivel kiforrott rendszerük segítségével biztosan gördülékenyen fog menni a folyamat. Kizárólag tapasztalt céggel szabad dolgozni, olyannal, aki rendelkezik nagyvállalati és KKV-s referenciákkal is. Javasolt hétvégi időpontot kérni, mert így hétfőn folytatódhat is a munka.
A költözés előtti teendők
A koordinátornak fel kell mérnie és listát kell írnia minden dologról, ami költözni fog, így könnyen ellenőrizhető, hogy minden rendben megérkezett-e. A dobozolás folyamán legyen lista a sorszámozott dobozokról és azok tartalmáról. A bútorok szétszereléséhez, valamint a gépek, szerverek csomagolásához érdemes a költöztető cég segítségét kérni, hiszen így biztosak lehetünk benne, hogy ez szakszerűen fog megtörténni.
A munkatársak személyes dolgait javasolt a költözés idejére hazaküldetni, így nem kell ezzel külön foglalkozni, illetve megkérhetjük őket arra, hogy névre szóló dobozban helyezzék el azokat.
Az iroda átköltözése egy komoly dolog, a céges ügymenet erre az időre megakad, így minél hamarabb le kell bonyolítani. A profi költöztetők már az előkészület során érdemi segítséget fognak tudni nyújtani.
