Otthoni munkavégzés hatékonyan

2020 június 25. | Produktivitás

Korábban is akadtak lehetőségek az otthoni munkavégzésre, de a közelmúltban ezek igen nagy ugráson estek át. Sok cég kényszerült bele, hogy hirtelen átálljon a home office (távmunka) adta lehetőségekre, viszont ilyenkor a munkavállalóra is hirtelen nagy felelősség kerül, hogy tartani tudja ugyanazt a produktivitási szintet, mint bejárva az irodába.

Van, akinek ez sokkal testhezállóbb helyzet, de van, aki szereti a bejárás kiszámítható ritmusát. Épp ezért fontos, hogy otthon is olyan feltételeket teremts meg magadnak a munkavégzéshez, hogy nem Netflixezéssel telik el a nap fele, de nem is kapod magad azon este 10 után, hogy még mindig a gép előtt ülsz.

Céges szempontból az otthoni munka támogatása komoly megtakarításokat jelenthet például az iroda költségeiben (bérlet, takarítás, étkeztetés, kávégép fenntartása, stb.) viszont a minőségi videóhívásokat, meetingeket támogató eszközökre bizony költeni kell helyette. De jó eséllyel ilyen kiadások már így is fennállnak, így ha sikerül tartani a produktivitási szintet, végeredményben csak nyerhet vele a cég.

Persze vannak kivételek, mikor adatbiztonsági okokból egyszerűen nem kerülhetnek a cégen kívülre bizonyos információk, vagy éppen mindenképp a helyszínen kell jelen lenni, így nem mindenkinek lehet otthonról dolgoznia, bármilyenek is legyenek a körülmények.

A szerkesztőségünk kipróbálta már mind az irodai munkavégzést, mind a távmunkát, így mindkét oldalról vannak tapasztalataink, amiket ebben a cikkben osztunk meg. Ha nekünk bevált, lehet, neked is segíteni fog!

A home office legfontosabb szabályai

Ha hetente csak 1-2 napot dolgozol otthonról, akkor is érdemes odafigyelned arra, hogy betartsd a legfontosabb íratlan szabályokat a hatékonyságod, és persze a szellemi frissességed megtartása érdekében. Persze nem mind egyformán fontos, mindenkinek más és más válik be: válogasd össze azt a szabálykombinációt, amit úgy érzel, a legtöbbet segíthet neked.

Szerezz stabil internetet

Manapság szerencsére nem nehéz bárhová internetet beköttetni, de elvétve még mindig akadnak olyan épületek akár Budapest belvárosában is, ahová a lakók nem engedtek semmilyen modern optikai megoldást bevezetni, és még mindig 10 megabit körüli csúcsssebesség érhető el, ráadásul jó drágán. Ilyenkor jó megoldás egy mobilnet előfizetés beszerzése, dedikált routerrel. A telefonok, habár alkalmi adatkapcsolatokra jól működnek, nem arra vannak kitalálva, hogy folyamatosan internetet ossz meg velük: routerre ráadásul wifi helyett kábellel is csatlakozhatsz, ami sokkal stabilabb internetkapcsolatot eredményez, bármilyen erősségű térerővel is legyen dolgod.

Ha nem vagy benne biztos, hogy a céges weboldal nem érhető el, vagy nálad vannak problémák, ez a sebességteszt segíthet kideríteni, hol a hiba: https://www.speedtest.net/

Alakíts ki saját munkaidő-beosztást

Első körben természetesen azt kell tudnod, mit kér tőled a cég: ha 9-17 között zajlik a sztenderd munkaidő, akkor ettől bizony nem nagyon térhetsz el. Viszont körülötte, és előtte-utána jól tudod tervezni a napod. Sőt, a köztes idősávban is lehet valamennyi rugalmasság.

A nap elején:

Figyelj oda arra, hogy minden nap nagyjából ugyanakkor ébredj fel. Így sokkal kipihentebben tudsz kelni, és könnyebben indul be a nap. Ráadásul, mivel nem kell buszhoz/vonathoz/autóhoz szaladni az ingázás miatt, tovább is alhatsz akár.

Érdemes megtartani a reggeli rutint is. A szokásos reggeli öltözködés, borotválkozás, kávézás fejben is segít átállni arra, hogy “munkába készülsz”, így mikor leülsz a gép elé, sokkal könnyebben rázódsz bele a napi ügymenetbe.

Munka közben:

Ha vannak az irodában megszokott folyamataid, otthon is érdemes követni azt. Például a nap elején jó ötlet végigmenni a fontos bejövő emaileken, hogy minél hamarabb lezárd a nyitott kérdések legnagyobb részét, a megbeszéléseket pedig előre beidőzíteni, hogy minél kevesebb váratlan megzavarás érjen a munka közben.

A legjobb, ha a megbeszéléseket egymás után időzíted: így lehet a nap elején például csak meetingekkel foglalkozni, a nap második felében pedig fókuszáltan a saját produktivitásodra tudsz koncentrálni.

Az ebédszünet szintén fontos, hogy valóban szünet legyen. Az emberi agy nem arra van kitalálva, hogy 8 órán keresztül folyamatosan produktív legyen: meg lehet erőltetni persze, de ezzel csak a saját lefáradásod segíted elő. Az ebédet érdemes szigorúan nem gép előtt megejteni, hogy az tényleg egy ebédszünet legyen, és az agyad pihenhessen egy kicsit. Más nagyobb szünetet viszont ne iktass be, mert különben csak szétcsúszik tőle a nap, és sokkal később végzel a feladataiddal, majd azon kapod magad, hogy este van, és saját magadra, vagy a párodra még nem fordítottál időt.

A nap végén:

Ha végeztél az aznapra tervezett feladatokkal, zárd le nyugodtan a gépet. Fontos emailek mindig voltak, és lesznek is: de ha a munkaköröd nem követeli meg, hogy mindenre azonnal reagálj, akkor figyelj rá, hogy tartsd meg a dedikált munkaidőt a pontos kezdéssel, és befejezéssel, ami segíti a napi rutinod megtartását, és persze a regenerálódást másnapra. Így maradhat még energiád akár este is edzeni, vagy nyugodtan kikapcsolódhatsz a pároddal egy esti film mellett. Az este befutott emaileleket, üzeneteket pedig másnap reggel kényelmesen fel tudod dolgozni, így már előre tudod, hogy másnap mivel fogsz foglalkozni, így az előre tervezéssel sincsen probléma.

Ne engedd elterelni a figyelmed

Sajnos gyakran előfordulhat egy hangos felújítás a szomszédban, egy ablak alatt rakodó teherautó, vagy dudálás a forgalomból, de jó, ha ez alól ki tudod vonni magad. Érdemes zajszűrésre képes fejhallgatóba fektetni, amivel akár zenével, akár anélkül bármikor maximális csendben és nyugalomban tudsz dolgozni és koncentrálni. Ha gyermekekre is figyelned kell közben, ha van rá lehetőség, érdemes megkérni a nagyszülőket, hogy segítsenek időnként vigyázni rájuk, hogy a legfontosabb feladataidra megfelelően oda tudj figyelni.

Alakíts ki saját munkaállomást

Habár könnyű a kanapéból, vagy akár az ágyból is megragadni a laptopot, a legjobb az, ha ki tudsz alakítani egy dedikált munkaállomást egy íróasztalon. Így odaülve már tudat alatt is “munka-üzemmódra” váltasz, és könnyebb koncentrálnod. Ráadásul így dedikált helyen tárolhatod a legfontosabb dokumentumokat, iratokat is, így minden elérhető közelségben lesz. Videóhívásoknál pedig nem kell hirtelen pakolásokba kezdened, mert fix helyről tudod kezdeni és befejezni azokat, amire mindig számíthatsz.

Ha nincs extra íróasztalod a lakásban, vagy netán hely sincs neki, az étkezőasztal is megfelelhet erre a célra, ha elkeríted az egyik oldalát, amit a munkára szánsz. Egy ergonomikus széked viszont mindenképp érdemes beszerezni: ha nem megfelelő testttartásban töltesz el napi 6-8 órát a gép előtt ülve, csak az fog feltűnni, hogy egy idő után egyre jobban fáj a hátad, és azt már igen lassan tudod visszafordítani. Jobb, ha ezt megelőzöd.

Ha támogatja a céged az otthoni munkát, érdemes kérni egy extra monitort is otthonra a céges laptop mellé, és bármilyen egyéb eszközt, amit bent is rendszeresen használsz: irattartók, egér és külön billentyűzet, vagy bármi egyéb, ami segít téged a produktivitásban. Ha pluszban nem is lehet beszerezni ezeket, az is jó lehet, ha néhány apróságot hazaviszel magaddal az irodából az otthon töltött munkanapokra, amit úgy érzel, segítséget nyújt neked a napi rutinban.

A világítás legalább ugyanennyire fontos: nem véletlenül lett igen népszerű az elmúlt években az open office fogalma, ahol széles tereken, világos munkaállomásokon lehet dolgozni. A természetes napfény nem csak a produktivitásodra, de az általános hangulatodra is pozitív hatással van, ráadásul úgy, hogy észre sem veszed.