Az intranetről sokaknak még mindig egy kissé poros vállalati belső oldal jut eszébe, ahol szabályzatok, telefonszámok és néhány belső hír sorakozik. Pedig egy modern intranet ennél jóval többre képes.
Ma már lehet a napi munkavégzés központi felülete, ahol a munkatársak nemcsak információkat olvasnak, hanem dokumentumokat érnek el, ügyeket intéznek, belső rendszerekhez kapcsolódnak és együtt dolgoznak.
A jól kialakított vállalati intranet ezért egyre inkább digitális munkahelyként működik.
Miért kevés már egy belső híroldal?
A munkatársak napi szinten több különböző rendszert használnak. Levelezés, dokumentumtár, HR-rendszer, projektmenedzsment, belső adatbázisok, CRM vagy éppen szabadságkezelő alkalmazás is része lehet a munkanapnak.
Ha ezekhez külön-külön kell belépni, az információk szétszóródnak, és egy egyszerű feladat is több rendszer közötti navigálást igényelhet.
A modern intranet egyik legfontosabb feladata ezért az, hogy közös belépési pontot biztosítson.
A felhasználó ideális esetben nem azt érzékeli, hány különböző alkalmazás működik a háttérben. Egyetlen felületen látja a számára fontos információkat és funkciókat.
A belső kommunikáció is személyre szabható
Egy több száz vagy több ezer főt foglalkoztató vállalatnál nem minden információ fontos mindenkinek.
Más hírek érdeklik az értékesítést, mások a pénzügyi területet, és megint más információkra van szüksége egy vidéki telephely dolgozóinak.
A korszerű vállalati intranet ezért nem feltétlenül ugyanazt a kezdőoldalt mutatja minden felhasználónak.
A tartalom igazodhat a munkatárs szerepköréhez, szervezeti egységéhez vagy jogosultságaihoz. Így kevesebb irreleváns információ között kell keresni, és gyorsabban elérhetővé válhatnak a napi munkához szükséges tartalmak.
Nemcsak hírek, hanem valódi munkafolyamatok
A modern intranet egyik legnagyobb különbsége a régi belső portálokhoz képest az, hogy már nem csak információt közvetít.
Lehet rajta szabadságot igényelni, belső kérelmet indítani, dokumentumot jóváhagyni, adatokat lekérni vagy akár különböző üzleti rendszerek funkcióit használni.
Az intranet vállalati környezetben ezért egyre inkább olyan digitális felület, amely a belső kommunikáció és a napi munkavégzés között teremt kapcsolatot.
A cél nem az, hogy egy újabb rendszer kerüljön a dolgozók elé, hanem az, hogy a meglévő rendszerek használata egyszerűbbé váljon.
A kulcs az integráció
Egy vállalati portál akkor igazán hasznos, ha nem önálló szigetként működik.
Kapcsolódhat HR-rendszerhez, dokumentumtárhoz, CRM-hez, ERP-hez, jogosultságkezelőhöz vagy más vállalati alkalmazásokhoz.
Ennek köszönhetően a dolgozó ugyanarról a felületről érheti el a napi munkájához szükséges információkat.
Az integrációs platform szerepe ezért különösen fontos nagyvállalati környezetben. A háttérben akár sok különböző rendszer működhet, miközben a felhasználó számára mindez egyetlen, egységes felületként jelenik meg.
Liferay DXP mint intranet-alap
A Liferay DXP egyik tipikus felhasználási területe a vállalati intranet és a nagyvállalati portál.
A platform lehetőséget ad arra, hogy tartalomkezelés, jogosultságok, személyre szabás és különböző rendszerintegrációk egyetlen digitális környezetben jelenjenek meg.
Ez különösen olyan szervezeteknél lehet fontos, ahol sok felhasználót, különböző szerepköröket és több háttérrendszert kell kezelni.
A Webtown Liferay-projektjeinek jelentős része nagyvállalati portál és intranet, amely a cég meglévő technológiai környezetéhez kapcsolódik.
A kereshetőség sokkal fontosabb, mint elsőre gondolnánk
Egy nagyobb vállalatnál rengeteg dokumentum, szabályzat, belső hír és tudásanyag keletkezik.
Ha ezek között nehéz keresni, az intranet gyorsan dokumentumtemetővé válhat.
A jó keresési funkció ezért a digitális munkahely egyik alapja. A dolgozónak nem feltétlenül kell tudnia, melyik mappában vagy rendszerben található az adott információ.
A lényeg az, hogy gyorsan megtalálja.
Ez különösen fontos olyan szervezeteknél, ahol sok tudásanyag és belső dokumentáció halmozódik fel az évek során.
A mobil használat sem maradhat ki
A vállalati munkavégzés már rég nem csak az irodai számítógép előtt történik.
Sok munkatárs dolgozik otthonról, útközben vagy olyan munkakörben, ahol nincs folyamatosan asztali gép előtt.
Ezért a modern intranetnek telefonról és tabletről is jól használhatónak kell lennie.
A cél itt sem feltétlenül az, hogy minden funkció ugyanúgy jelenjen meg minden eszközön. Sokkal fontosabb, hogy a leggyakrabban használt feladatok mobilról is gyorsan elvégezhetők legyenek.
A technológia csak akkor működik, ha használják is
Egy új intranet technikailag lehet kiváló, de ha a dolgozók nem használják, nem fog értéket teremteni.
Ezért a fejlesztés során a felhasználói élmény legalább olyan fontos, mint maga a technológiai háttér.
Ha egy információ megtalálásához túl sok kattintás kell, vagy a munkatársak nem értik a felület logikáját, könnyen visszatérnek az e-mailhez, a közös meghajtókhoz és a régi megoldásokhoz.
A jó intranet ezért nem attól modern, hogy sok funkciója van. Attól jó, hogy a dolgozó gyorsabban tud vele dolgozni.
A belső portálból digitális munkahely lesz
Az intranet szerepe tehát jelentősen megváltozott. A régi belső híroldalak helyét egyre inkább olyan digitális munkahelyek veszik át, amelyek összekötik az embereket, az információkat és a vállalati rendszereket.
A jó vállalati intranet egyszerre támogatja a belső kommunikációt, az együttműködést és a napi ügyintézést. És éppen ez a lényeg: nem egy újabb weboldalt kell létrehozni a vállalaton belül, hanem egy olyan közös digitális teret, amely egyszerűbbé teszi a munkát.
