Elsőre erősnek tűnhet, de az a helyzet, hogy a munkaidőnk 80%-át elég értelmetlenül töltjük.Nem azért, mert szándékosan rosszul csinálnánk bármit is, de ezzel a 80%-al tud megszületni az az igazán produktív 20%, amikor tényleg értéket teremtünk. Ez a Pareto-elv, miszerint az eredményeink 80%-át az erőfeszítéseink 20%-a hozza. Ha tudatosan odafigyelsz rá, hol is van ez a 20%, akkor sokkal eredményesebb lehetsz!

Minden héten öt napot munkával töltünk, de ebből az ötből egyetlen napnyi munkaidő az, amivel a legjobban megéri foglalkoznunk. A Pareto-elv szerint akár meg is próbálhatjuk nyomon követni ezt a 20%-nyi időt, amivel még hatékonyabbak lehetünk.

Az elvet az olasz közgazdászról, Vilfredo Pareto-ról (1848-1923) nevezték el. A vitatott, de tagadhatatlanul neves közgazdász eleinte ezt az elvet arra használta, hogy kiszámítsa, a társadalom összes vagyonának 80%-át a népesség mindössze 20%-a birtokolja – a maga idejében természetesen. De tovább is ment: azt állította, hogy a 80/20 elv bármilyen területen alkalmazható.

Összegezzük a Pareto-elvet:

• Az eredményeink 80%-a a ráfordított idő 20%-ából származik
• Minden következmény 80%-a a kiváltó okok 20%-ából ered
• A cégek profitjának 80%-a a vásárlók 20%-ától érkezik

Ha ezeket az arányokat megpróbálod a saját életedre vetíteni, érdekes felfedezéseket tehetsz. Nézzük meg, hogyan:

Így kezdd el alkalmazni a Pareto-elvet

Ha vissza akarod fejteni, hogyan lehetsz hatékonyabb az életed bármely területén, tedd fel ezt a két kérdést:

• Az erőfeszítéseid melyik 20%-a hozza neked a legtöbb boldogságot?
• Mi az a 20%, ami a legtöbb stresszt okozza neked?

Lehet, már vannak is tippjeid, de ne engedd még szabadon a gondolataid. Fogj egy papírt és egy tollat (vagy egy Excel táblázatot), és kezdd el vezetni, mivel töltöd ténylegesen az idődet egy konkrét héten.

Írd fel, hogy mit csinálsz az adott órában. Nem kell nagyon részletesnek lenni, de azért legyen elég konkrét ahhoz, hogy ha akár hónapok múlva előveszed a táblázatot, ne kelljen töprengeded rajta, mit is írtál fel. Néhány ötlet a kategóriákra:

• üzleti találkozó / megbeszélés
• kikapcsolódás, pl. filmnézés
• aktív munka, pl. táblázatszerkesztés
• házimunka, pl. főzés
• étkezések
• párkapcsolatra fordított aktív idő, pl. konkrét közös program

Érdemes ezt szigorúan vezetni egy teljes héten keresztül. Persze kell hozzá önfegyelem, hiszen nem nagy boldogság rájönni, ha túl sok időt töltesz “üresjárattal” – vagyis nem vagy produktív, de olyan tevékenységet sem végzel, ami örömöt okozna neked.

De nem kell aggódnod. A múlton nem tudsz változtatni, de fel tudod használni ezeket az észrevételeket, hogy nagyobb odafigyeléssel tervezd meg a jövőt.

Két szemszögből nézd meg az elkészült összefoglalód:

• Jelöld be azokat az időszakokat, amikor úgy érzed, nem voltál hatékony: akár a munkád, a párkapcsolatod, vagy a saját boldogságod érdekében
• Jelöld be azokat, amikor úgy érzed, igazán hasznosan töltötted az idődet

Ne felejtsd, ez utóbbi jó eséllyel csak a teljes eltöltött idő 20%-a lesz. És ez rendben is van így. Ez az első lépés, hogy tudatosabban tudd tervezni az életed következő szakaszát.

Lehet, hogy kiderül, minden emailre azonnal reagálsz, amint beérkezik. De cserébe meg kell szakítanod azt, amin éppen dolgozol, vagyis végeredményben kevésbé vagy produktív. Persze fontos megválaszolni a leveleket, de ha teheted, próbáld meg tömbösíteni őket, hogy a napod egy bizonyos szakaszában csak ezekkel foglalkozz, de máskor ne.

Ha úgy érzed, sosem jut időd az edzésre, nézd meg jobban a napi munka befejezése után eltelt időt. Biztos, hogy azokban az órákban egy nap sem lenne 30 perced, amit erre fordíthatnál? Nincs olyan üresjárat? Gyakran előfordulhat, hogy akad.

Az egész tervezés kulcsa a priorizálás. Nem lehet minden kevésbé szeretett időtöltéstől megszabadulni, de akár az is segíthet, ha egyszerűen átszervezed azokat. Ha a nap végén már úgy érzed, nincs energiád edzeni, próbáld ki, hogy fél órával később kezded a munkád vagy ennyivel korábban kelsz fel, és reggel ezzel indítod a napod – amikor még biztosan van rá energiád.

A tökéletességre törekvésnek megvan a maga helye és ideje

Ha egy olyan prezentációra készülsz, amin érzed, hogy sok fog múlni, nagyon jól teszed, ha sok időt fordítasz rá. Mivel már előre tudod, hogy az ebbe fektetett idő megtérülhet, ezért nem kell aggódni amiatt, hogy nem szánsz-e rá túlzottan sok időt. Ilyenkor nyugodtan törekedj a tökéletességre – meg fogja érni.

De nem mindig kell tökéleteset alkotnod.

Néha csak szimplán el kell készülni az adott feladattal, és kevésbé számít a minőség. Szabadúszóként például fontos, hogy időben fizess adót, és rendben legyenek a bevallásaid és a könyvelésed. De nem az a lényeg, hogy erre egy tökéletesen kialakított, akár automatizált rendszered legyen – mivel nem ez fogja hozni a bevételeid nagy részét, hanem ez a “kötelező minimum” a működéshez. Így jobb ezeken a feladatokon mielőbb túlesni, és nem tölteni velük a szükségesnél több időt.

Záró gondolatok

Ne felejtsd, a Pareto-elv nem arról szól, hogy az időnk 80%-át rosszul töltjük el. Az a 80% is szükséges ahhoz, hogy meg tudjuk teremteni a maradék 20%-ot, ami tényleg előrevisz minket az életben. Gondolj bele: egy festmény 80%-a a teljes ráfordított idő 20%-ában már el is készül, de a mű nem lenne ugyanaz a maradék időben hozzáadott részletek nélkül.

A megoldás kulcsa az, hogy felismerd, hogyan tudod optimalizálni az életed úgy, hogy akkor foglalkozol az értékteremtő 20%-al, amikor arra a legnagyobb szükség van – és mikor érsz rá hozzáadni a részleteket.