Szeretnéd, hogy:
- A határidők be legyenek tartva
- A felelősségi körök tisztázottak legyenek
- Minden projekt egyből átlátható legyen?
Akkor neked egy projektmenedzsment szoftverre van szükséged!
De melyik a legjobb a piacon?
A két kezünk is kevés arra, hogy bemutassuk, mennyi lehetőség közül választhatsz.
Éppen ezért leszűkítettük és kiválogattuk számodra a legjobb projekt tervező programokat — rengeteg időt spórolva meg számodra.
Bármelyiket is fogod használni, a produktivitás biztosan emelkedni fog.
A legjobb projektmenedzsment szoftverek
1. Basecamp
A Basecamp talán a legrégebbi projekt tervező program a piacon.
Remekül meg tudja mutatni madártávlatból, hogy éppen mi történik egy adott szervezetnél, de lehetőség van direct message chateket is indítani, határidőket megadni és beütemezni, és az egész egy központosított dokumentum-tárolóval működik, tehát a fájlmegosztás automatikus mindenki között.
Ha egy mondattal kellene jellemezni a Basecamp-et, akkor ez a Slack, Asana, Google Drive és a Dropbox — egyben.
Minden csapatnak ugyanannyiba kerül, 99$-ba (körülbelül 30.000 forintba) havonta — de ez az ár nem növekszik a csapat vagy a projektek számával együtt.
2. Asana
A projektmenedzsment szoftverekről elmondható, hogy van akit frusztrál, ha sok feladatot lát egyszerre, ezért igyekszik minimalizálni a látható feladatokat — mindig csak az adott nap/hét kihívásait mutatva.
De van, aki szereti látni, hogy miként illeszkedik az adott napja, hete a big picture-be, és át akarja látni az egész hónapot.
Az Asana-val ez nem probléma, hiszen nagyfokú személyreszabottságot tesz lehetővé.
Segítségével több nézetben is szervezhetjük és menedzselhetjük a teendőinket, például:
- Lista nézetben
- Naptár nézetben
- Tábla nézetben
Sokat elmond a projekt tervező programról, hogy a Facebook társalapítója, Dustin Moskovitz hozta létre.
Az Asana méltó kihívója a Basecamp-nek, de míg a Basecamp főleg közepes- és nagyobb méretű csapatokat céloz, addig az Asana leginkább kis- és közepes csapatokat.
Ez az árképzésben is megnyilvánul, ugyanis az Asana ingyenes.
Freemium modellel üzemel, ami azt jelenti, hogy 15 felhasználóig tart az ingyenes csomag – de utána sem lesz sokkal drágább, mindössze 6.25$ havonta, ami körülbelül egy mozijegy ára.
A nagyobb szervezeteknek is van lehetőségük használni, számukra az árképzés egyedi.
3. Trello
A Trello talán a legismertebb és legtöbbek által használt projektmenedzsment szoftver.
Nem csoda, hiszen hihetetlenül egyszerű és letisztult, lényegében a céges fehér táblát helyettesíti.
Különböző kártyákat lehet benne létrehozni, amelyeket mozgatni lehet a például a “Feladat” oszlopból a “Kész” oszlopba.
Remekül vizualizálja és egyszerűsíti le az egyes teendőket.
Népszerűségéhez az is hozzájárul, hogy a kezdő csomagja ingyenes.
Az ingyenes verzió főleg egy-két személynek lehet érdekes, mert hamar elérhetjük a limiteket, például a fájlfeltöltésben vagy más appok integrációjában.
Ha nagyobb csapat számára szeretnénk alkalmazni, akkor 9.99$-ba fog kerülni, amelyben már minden benne van, a naptárnézettől kezdve az ismétlődő feladatokon át az email értesítésekig.
4. Notion
A Notion egy minden-egyben megoldás, ami vegyíti:
- A dokumentumokat és a jegyzetelést
- A saját tudástárat és felhasználási jegyzeteket
- Projekteket és feladatokat
- Chat-programot
A legfrissebb projektmenedzsment szoftver a piacon, még csak pár éve jelent meg, de azonnal óriási népszerűségre tett szert.
Ehhez kétségtelenül hozzájárul az árazása is, hiszen az alap csomag ingyenes, de utána is csak 4-8$ körül mozognak a csomagok.
Remek ár-érték arány egy olyan szoftverért, amibe szinte minden bele van építve, amire szükségünk lehet a projektek és feladatok menedzseléséhez.
Ha nem szeretnénk az integrálással foglalkozni, vagy még nem kötődünk semmiféle más programhoz (pl.: Toggl, Slack), akkor mindenképp érdemes kipróbálni!
4+1. Toggl
A Toggl nem teljesen számít projektmenedzsment szoftvernek, sokkal inkább egy time-tracking app, ami segít:
- Letisztultan látni, hogy mivel kell foglalkozni
- Megmutatja, hogy mire/mennyi idő megy el
- Segít döntést hozni, hogy mire/mennyi erőforrást érdemes szánni
Mindemellett pedig motivál is, hiszen folyamatosan láthatjuk a határidőket, aminél mint tudjuk, nincs jobb ösztönző erő.
Az elemzési lehetőségek is remekül mutatnak rá a fontos dolgokra, mint például, hogy melyik nap vagyunk a legproduktívabbak, mi az az idősáv, amit le tudunk dolgozni egy huzamban, vagy éppen melyik napszakban vagyunk a leginkább kreatívak.
Két hatalmas előnye közül az egyik, hogy bármelyik projektmenedzsment programmal integrálható, így elég csak a projektmenedzsment szoftver kezelőfelületén elindítani az időmérést.
A másik előnye az ára, hiszen az alap csomag teljesen ingyenes, de ha többet szeretnénk kihozni belőle, akkor is csak 9.99$-t kell fizetnünk havonta.
4+2. Slack
A Slack szigorú értelemben véve inkább egy chat-program, mintsem projektmenedzsment szoftver.
Azért hozták létre, hogy leegyszerűsítsék vele a vállalati kommunikációt, és helyettesítsék az email-t.
Ez olyannyira jól sikerült, hogy a Slack ma már a világ egyik leggyakrabban használt üzleti kommunikációs eszköze.
De amik igazán jóvá teszik a projekt tervező eszközök között is, azok az integrációs lehetőségei, a Slack-be ugyanis szinte bármilyen harmadik féltől származó szoftvert beintegrálhatunk, legyen az Google Drive, Asana, vagy bármilyen más megoldás.
A legtöbb projektmenedzsment app ugyanis nem nyújt ilyen kommunikációs megoldást.
A Slack teljesen ingyenes, de csak a legutóbbi 10.000 üzenetet mutatja – ez után érdemes csomagot váltani, de szerencsére a standard csomag is csak 6.67 $ havonta, ami szintén egy mozijegy árával megegyező érték.
Érdemes tehát egy másik projekt tervező programmal együtt használni, mert remekül egészítik ki egymást.
Melyik a legjobb projekt tervező program?
Erre sajnos olyan választ kell adnunk, amit senki se szeret hallani:
Attól függ!
Ha csak saját magadnak keresel projektmenedzsment programot, akkor a Trello egyszerűsége a legkézenfekvőbb.
Ha többen vagytok, és tovább szeretnétek növekedni, akkor az Asana vagy a Notion lehet a legjobb választás.
Ha pedig szeretnétek kihozni a maximumot, és már elég nagy csapat vagytok ahhoz, hogy szinte minden funkciót ki is használjatok, akkor nektek a Basecamp a legjobb megoldás.
Mi az Asana mellett tettük le a voksunkat, több okból kifolyólag is.
Ez az eszköz lehetőséget nyújt arra, hogy ingyenesen használjuk a kezdetekben (a Basecamp-nél például erre nincs lehetőség).
Emellett ez az a program, amit ugyanúgy érdemes használni akkor is, ha 2-en vagytok, illetve akkor is, ha 20-an.
Az árazása később is nagyon baráti, nem kell tízezreket fizetni érte.
Az egyik legnépszerűbb projekt tervező program, így nem kell azért sem aggódni, hogy esetleg valamivel ne lenne kompatibilis vagy integrálható.
Összegzés
A projektmenedzsment eszközök száma az utóbbi években a többszörösére nőtt.
Ez egyrészről jó hír, hiszen óriási a választási lehetőség.
Másrészről viszont kissé megnehezíti a dolgot, mert a bőség zavara erőteljesen életbe lép, amikor elkezdjük őket összehasonlítani egymással.
Érdemes a projektmenedzsment szoftvereket kiegészítő programokkal használni, mint például a Slack vagy a Toggl, hiszen így még nagyobb személyreszabottságot érhetünk el.
